Parlando di progetti strategici con imprenditori, manager e professionisti, mi è spesso capitato di verificare insieme a loro se le relative attività trovano spazio nelle loro agende.
Non sempre se ne trova traccia, se non in riferimento a riunioni o appuntamenti con clienti, partner o fornitori perché vedono coinvolte altre persone e per le quali l’impegno in agenda costituisce una sorta di promemoria per evitare spiacevoli dimenticanze o sovrapposizioni.
Se un progetto è realmente strategico, non può non esserci un’accurata pianificazione delle Attività, con l’indicazione dei Risultati attesi, dei Tempi e delle Responsabilità: il Chi fa, Cosa, Come, Quando e Perché (hashtag #ChifaCosaComeQuandoPerché).
Sto pensando non solo alle riunioni quindi, ma anche a quelle che definiamo attività di back-office: la predisposizione, il controllo o la lettura di un documento, la verifica dei dati di progetto e dell’avanzamento, lo studio del mercato, la ricerca di informazioni o l’analisi della concorrenza. Tutte attività che, considerate erroneamente non strategiche o accessorie, non meritano (sbagliando) uno spazio definito nella nostra agenda.
Il risultato è che vengono fatte nei ritagli di tempo, molto probabilmente di fretta e senza la giusta attenzione o, peggio, sacrificando altre attività in quel momento meno urgenti ma altrettanto importanti.
Oppure, ed è la cosa per certi versi peggiore, sacrificando tempo che invece dovremmo dedicare a noi stessi, alla famiglia, allo studio o allo svago. E le facciamo quindi con un forte senso di frustrazione e nello stato d’animo sbagliato per poter produrre i risultati necessari.
Se il progetto è realmente strategico di queste Attività si deve trovare traccia nella nostra agenda e nelle agende di tutte le persone coinvolte, non solo per le riunioni o gli appuntamenti.
Se abbiamo un progetto strategico e vogliamo che diventi realtà, non possiamo non mettere in agenda il giusto tempo per le attività necessarie a centrare l’obiettivo!
Farlo significa confrontarsi con il proprio tempo e la propria agenda e invitare i colleghi con i quali si sta lavorando a fare lo stesso. Significa trasformare un elenco di cose da fare – le Attività – in un vero e proprio piano d’azione, la strada che conduce a ottenere il risultato atteso. Significa avere la situazione sotto controllo, poter misurare lo stato di avanzamento e identificare per tempo eventuali criticità alle quali porre rimedio.
Non farlo significa lasciare al caso buona parte del piano e pregiudicare il buon esito di tutto il progetto. Spesso una attività apparentemente non strategica o accessoria può bloccare attività chiave per l’intero progetto. E ci si priva della possibilità di usare al meglio il proprio tempo.
Guardando la nostra agenda dobbiamo quindi ritrovare, passo dopo passo, gli impegni che ci conducono alla chiusura con successo dei nostri progetti strategici. Se non li vediamo, iniziamo a preoccuparci.
Ultimo punto, ma non il meno importante … per vivere bene dobbiamo stare bene. E per stare bene dobbiamo prenderci cura del nostro “contenitore”, il corpo che ci ospita, e del nostro buonumore. Entrambi, se non manutenuti opportunamente, si deteriorano.
Fra le cose importanti da mettere in agenda ci sono quindi un po’ di sano esercizio fisico e ciò che contribuisce al nostro benessere generale. Se non li mettiamo in agenda la probabilità che alla fine si faccia qualcosa per noi è assai ridotta.
IN SINTESI
- Se un progetto è realmente strategico deve trovare il giusto spazio in agenda per incontri e meeting, ma anche per le attività di back-office.
- Se un progetto è realmente strategico, anche la pianificazione deve essere strategica.
- Guardando la nostra agenda dobbiamo vedere tutte le cose importanti per noi.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- L’agenda è dinamica e va usata, non subita.
- Guarda la tua agenda e colorala.
- Prevedere gli imprevisti.
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
