L’errore più grande che possiamo fare, dopo il non gestire l’agenda, è quello di subirla, pianificare e programmare le attività e poi non concedersi la possibilità di cambiarle in funzione di ciò che accade e delle priorità che ormai sono quanto di più liquido esista.
L’agenda è dinamica e si adatta, soprattutto quando incertezza e instabilità la fanno da padrone, al continuo mutare degli scenari e dei contesti.
Ahimè incertezza e instabilità troppo spesso diventano la scusa per abbandonare una sana pianificazione e la conseguente gestione dell’agenda. Ma è un errore da non fare: incertezza e instabilità esistono e vanno gestite, non subite. Non è impossibile farlo anche se non è per nulla facile, ma va fatto!
Il punto di partenza nell’usare la nostra agenda è prendere le cose da fare e mettercele dentro.
Si parte quindi dalla sempreverde lista delle cose da fare, la mitica To Do List compilata partendo dagli obiettivi che ci siamo dati, elencando le cose che ci consentiranno di ottenere i risultati attesi.
Fatto l’elenco si fissano le priorità in funzione dell’impatto degli obiettivi sul nostro lavoro, sulle attività già in corso e sulla nostra quotidianità.
Anche se abbiamo scelto una agenda elettronica, capita che la To Do List venga fatta (e rifatta) con carta, matita e gomma. L’alternativa digitale sono programmi come Task o Keep di Google, semplici e immediati, o Trello, più complesso ma decisamente più potente (di fatto uno strumento per la gestione dei progetti). Ogni smartphone poi ha la sua To Do List e con una ricerca online troviamo infinite alternative per tutti i gusti.
Quando pianifico le mie attività, una delle soddisfazioni maggiori è vedere la To Do List assottigliarsi via via che le cose da fare vengono posizionate in agenda con il loro giusto tempo.
Un aspetto fondamentale della gestione dell’agenda è la pianificazione a lungo termine delle attività ricorrenti, quelle che sappiamo di dover fare ogni settimana, mese, trimestre o anche ogni anno.
Ogni inizio anno io inserisco in agenda:
- le attività ricorrenti di reporting e i meeting di allineamento con il Team (ogni settimana);
- la fatturazione, la registrazione costi, i pagamenti e il controllo di gestione strategico e operativo sia interno sia con i clienti (ogni mese);
- il punto della situazione con i soci (ogni trimestre);
- le attività di revisione dei piani di medio e lungo termine e di quanto previsto nel business plan dell’anno in corso (ogni semestre).
Metto in agenda attività anche fra sei o dieci mesi sapendo che le riprogrammerò in funzione degli impegni e delle priorità del momento. Senza ansie né frustrazioni. Sapendo che così non le dimenticherò.
Siccome tutto ciò che facciamo “usa” lo stesso tempo, il nostro, in agenda fra gli impegni ricorrenti metto anche le ricorrenze familiari, il tagliando dell’automobile, il controllo dal dentista, il rinnovo dell’assicurazione e del bollo, il pagamento delle tasse, le ricorrenze e le vacanze e i momenti di relax.
Questo mi evita incidenti diplomatici e crisi familiari, brutte figure, l’affanno delle cose fatte all’ultimo momento ed esercizi arditi per trovare spazio per impegni importanti, improvvisamente urgenti e non procrastinabili.
Sono un fanatico? Forse sì, ma per me funziona.
IN SINTESI
- L’agenda è dinamica e mai rigida, si adatta al continuo mutare degli scenari e dei contesti. E questo non ci deve destabilizzare.
- Il punto di partenza nell’usare la nostra agenda è prendere le cose da fare e mettercele dentro. Poi si affina la pianificazione in funzione di importanza e urgenza dei nostri obiettivi e di ciò che succede.
- In agenda mettiamo anche impegni personali, le ricorrenze, lo svago, le vacanze e il relax. Se non lo facciamo ci creiamo un sacco di problemi.
Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.
I PROSSIMI SUGGERIMENTI
- Guarda la tua agenda e colorala.
- Prevedere gli imprevisti.
- Multitasking, distrazioni e attenzione residuale
- La nostra agenda non sia un segreto, collaboriamo!
- Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.
