LA NOSTRA AGENDA NON SIA UN SEGRETO, COLLABORIAMO!

Il modo migliore per valorizzare una risorsa è condividerla con chi ci sta intorno e vive le nostre giornate e i nostri obiettivi.

Condividere vuol dire collaborare e migliorare le performance dell’organizzazione e il benessere complessivo dei singoli.

Nella maggior parte dei casi già lo facciamo, condividiamo file e documenti online utilizzando strumenti utili come Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive e c’è chi condivide anche l’ufficio.

Ma per quanto riguarda la nostra Agenda, beh in certi casi c’è ancora qualche remora.

Ma è invece importante iniziare a farlo, applicando le necessarie cautele, si intende, in funzione del contesto all’interno del quale si lavora. Lo vediamo fra poco.

Condividere vuol dire collaborare, dare il proprio contributo e ricevere quello delle persone con le quali lavoriamo, il che significa creare valore. Vuol dire quindi migliorare le performance dell’organizzazione, perché collaborando si valorizzano le competenze e le capacità dei membri del team. Tutto questo funziona se la collaborazione rispetta il tempo di tutti, non costituisce un peso o un perdita di efficienza per qualcuno e per l’organizzazione nel suo complesso.

La condivisione delle agende è lo strumento giusto per ottimizzare e valorizzare l’uso del tempo da parte di tutti. Ovviamente in questo caso non possiamo che fare riferimento alle agende elettroniche, come Google Calendar o Microsoft Outlook. E l’esigenza di iniziare a condividere l’agenda potrebbe convincere qualcuno più restio a migrare dalla carta al PC e al cellulare.

Per condividere l’agenda si possono fare 3 cose in funzione del contesto e dell’obiettivo di condivisione che ci si pone.

1. All’interno di un Team ognuno può condividere la propria agenda con i colleghi, in maniera tale che per tutti sia possibile avere un quadro complessivo degli impegni e di ciò su cui il Team lavora. Perché non dimentichiamolo, l’agenda è il posto dove troviamo i progetti che diventano realtà. In questo caso è facile rendersi conto degli impegni, dei carichi di lavoro e delle disponibilità per ulteriori attività o per organizzare incontri. Dato il periodo, condividere la propria agenda è utile anche per indicare da dove si lavora, in ufficio o da remoto. E anche questo aiuta nell’organizzazione del Team.

I sistemi ai quali abbiamo fatto riferimento consentono di gestire in maniera intelligente l’accesso e le visualizzazioni, concedendo i giusti privilegi in funzione dei ruoli e di ciò che decidiamo di mostrare o di tenere per noi, per consentirci in tutta sicurezza la miglior gestione del nostro tempo, professionale e personale.

2. All’interno di un gruppo di lavoro composto anche da persone di Team diversi è possibile creare un’agenda di gruppo alla quale tutti hanno accesso e dove è possibile gestire un progetto, riportare le attività comuni, i meeting, le scadenze, la disponibilità delle risorse e i turni di lavoro. Ognuno mantiene la propria agenda, che può decidere di condividere o meno con i colleghi del proprio Team, ed accede all’agenda di gruppo. Le agende elettroniche consentono di gestire un uso combinato in maniera efficace e senza conflitti.
3. Per semplificare l’organizzazione di un meeting che vede coinvolte più persone, ciò che chiamiamo anche incrociare le agende, ci sono alcuni strumenti che possono essere di grande aiuto soprattutto quando si tratta di organizzarsi con clienti e partner, o comunque persone esterne alla nostra organizzazione e con le quali quindi non è opportuno o necessario condividere il nostri calendario o crearne uno di gruppo. Ne cito solo 2 e per ognuno cito una funzionalità, quella a mio avviso di più immediato utilizzo.

Entrambe possono essere utilizzate per ottimizzare l’organizzazione delle attività di professionisti e consulenti.

Con Doodle (doodle.com) posso eliminare il tira e molla via mail per la negoziazione (spesso complessa e irritante) della data e dell’orario giusto per tutti creando una specie di tabellone online dove gli invitati alla riunione possono indicare le proprie preferenze di data e orario. Facile, immediato, efficace. Da provare, esiste anche una versione gratuita (contiene pubblicità). Per chiedere di esprimere le proprie preferenze di data e ora è sufficiente creare il meeting su Doodle inserendo le proprie disponibilità e inviare un link agli altri invitati e aspettare che tutti rispondano.

Con Calendly (calendly.com) do accesso in maniera estremamente semplice, mantenendo la massima riservatezza e sicurezza sui miei impegni, agli spazi liberi in agenda. Nulla di più facile: creo il mio account su Calendly (anche in questo caso esiste un profilo gratuito), lo collego al mio Calendar Google, Microsoft o iCould e mando un semplice link alla persona con la quale voglio fissare l’incontro aspettando la risposta. Chi riceve il link visualizza le mie disponibilità e può scegliere quella che gli va meglio.

Ovviamente tutto questo presuppone il fatto che io mantenga sempre aggiornata la mia agenda indicando anche le attività di back-office e gli impegni in ufficio. Altrimenti son dolori.

IN SINTESI

1. Posso condividere la mia agenda online con i colleghi mantenendo sempre il giusto livello di riservatezza.
2. Posso creare un’agenda di gruppo per gestire progetti, scadenze e risorse.
3. Con Doodle e Calendly posso incrociare le agende in maniera estremamente semplice ed efficace per organizzare meeting sia 1 to 1 sia con più partecipanti.

Per concludere, ciò che scrivo va preso per quello che è, un’esperienza personale messa a fattor comune per poter scegliere, se c’è, qualcosa di utile per voi.

I PROSSIMI SUGGERIMENTI

10. Tre parole chiave per la gestione dell’agenda.